Come scegliere un booking engine che semplifica il lavoro dell'agriturismo

Quando valuti un booking engine per un agriturismo, guarda sia quello che vede l'ospite sia il lavoro che deve fare il personale dopo la prenotazione. Le demo mostrano soprattutto disponibilità, prezzi e pagamento. Molto meno spesso mostrano dove finiscono i dati e quanti passaggi restano da fare a mano.

Può succedere che l'ospite prenoti senza problemi, ma che qualcuno debba poi ricopiare tutto su un calendario, controllare il pagamento altrove e inviare a mano il messaggio di benvenuto. In quel caso la prenotazione sembra automatica soltanto dall'esterno.

Un sistema utile rende semplice la prenotazione e porta le informazioni nello strumento che la struttura usa ogni giorno.

Cosa fanno booking engine, channel manager e gestionale

Questi nomi compaiono spesso nello stesso preventivo, ma indicano strumenti diversi.

Il booking engine è la parte che vede l'ospite sul sito: mostra disponibilità e prezzi, raccoglie i dati e permette di prenotare. Il channel manager aggiorna camere e tariffe sui diversi canali, ad esempio il sito e i portali esterni. Il gestionale della struttura, spesso chiamato PMS, serve invece a seguire soggiorni, ospiti e attività interne.

Alcuni prodotti includono tutte e tre le funzioni. Altri ne gestiscono una sola e si collegano agli strumenti che usi già. Siccome i fornitori non usano sempre gli stessi nomi, durante una demo chiedi cosa succede dopo una prenotazione, passo per passo.

Se l'agriturismo riceve quasi tutte le richieste direttamente, potrebbe bastare un sistema semplice. Se la stessa camera viene proposta anche su diversi portali, è importante aggiornare ovunque la disponibilità. Se devi coordinare arrivi, note sugli ospiti e attività interne, può servire anche un gestionale. Il pacchetto più grande conviene soltanto se userai davvero quelle funzioni.

Devi decidere qual è il calendario principale

Una camera risulta libera sul booking engine, occupata sul calendario di carta e ancora disponibile su un portale. A quel punto nessuno sa quale informazione sia corretta, perché la disponibilità viene gestita in tre posti diversi.

Prima di scegliere lo strumento, decidi qual è il calendario principale. Gli altri canali dovrebbero aggiornarsi partendo da quello. Se qualche passaggio rimane manuale, chi lavora nella struttura deve sapere quale operazione fare e quando, anche se una prenotazione cambia il sabato sera.

La parola «sincronizzazione» scritta nel preventivo non basta. Durante la prova, fai entrare una prenotazione dal sito e controlla che la camera sparisca dagli altri canali. Poi cambia la data e annulla. Un passaggio manuale può anche andare bene, purché sia chiaro e non richieda ogni volta una chiamata all'assistenza.

Chiedi le stesse cose per pagamenti e messaggi: dove puoi controllare una transazione, come viene registrata una caparra e quale messaggio riceve l'ospite dopo la conferma. Queste informazioni dovrebbero arrivare direttamente nello strumento usato dalla struttura, senza doverle copiare da una schermata all'altra.

Durante la demo, prova anche cosa succede quando c'è un problema

Le demo mostrano quasi sempre due adulti, una camera libera e una carta che funziona. Nel lavoro quotidiano dovrai gestire anche cambi di data, annullamenti, richieste particolari e pagamenti non riusciti.

Prima di firmare conviene fare almeno queste prove:

1. cercare date senza disponibilità e vedere quale alternativa riceve l'ospite;
2. spostare una prenotazione già confermata;
3. annullarla e controllare calendario, pagamento e messaggi;
4. aggiungere un bambino, un'attività o una richiesta che cambia il prezzo;
5. bloccare una camera dal pannello e verificare dove sparisce.

Con queste prove capisci come il sistema gestisce gli imprevisti e quanto è semplice intervenire a mano quando serve. Un elenco di funzioni non mostra questi dettagli.

Il software non eliminerà ogni intervento manuale, soprattutto se la struttura riceve richieste particolari. Deve però mostrare cosa è successo e permettere al personale di intervenire senza ricostruire la prenotazione tra email, appunti e telefonate.

Prova anche il pannello usato dal personale

L'ospite usa il booking engine per pochi minuti. Chi lavora nell'agriturismo, invece, apre il pannello tutti i giorni per cambiare una tariffa, chiudere una stanza, cercare un numero o controllare gli arrivi del giorno successivo.

Durante la prova, fai usare il pannello alla persona che ci lavorerà davvero. Chiedile di modificare un prezzo o bloccare una camera senza che il venditore le indichi ogni pulsante. Se per un'operazione semplice deve aprire quattro menu, quel passaggio diventerà presto fastidioso.

Controlla anche cosa significa il pulsante «Prenota». Se invia soltanto una richiesta, l'ospite deve sapere che dovrà aspettare una risposta. Se la prenotazione viene confermata subito, disponibilità, prezzi e regole devono essere aggiornati. Usare la stessa parola in entrambi i casi può creare un equivoco.

Prima di costruire un sistema su misura, prova i prodotti che esistono già

Costruire un booking engine da zero conviene raramente. I prodotti esistenti gestiscono già i casi più comuni e spesso sono collegati ai portali e ai sistemi di pagamento. Proverei prima a capire se uno di questi segue bene il lavoro della struttura.

Un software su misura può avere senso quando i prodotti standard non gestiscono una parte importante del lavoro. Un agriturismo, ad esempio, potrebbe dover combinare soggiorni, degustazioni e altre attività con disponibilità diverse. Oppure potrebbe aver bisogno di collegare le prenotazioni a uno strumento interno già utilizzato dal personale.

Anche in quel caso puoi tenere il booking engine e sviluppare soltanto il collegamento o il pannello che manca. Eviti così di ricostruire camere, pagamenti, email e collegamenti con i portali per risolvere una sola esigenza. Se il problema è questo, si può valutare una web app o un software su misura.

Prima della prenotazione serve un sito chiaro

Il booking engine entra in gioco quando l'ospite è pronto a scegliere le date. Prima deve capire com'è il posto, cosa comprende il soggiorno, dove si trova l'agriturismo e quale sistemazione è più adatta alle sue esigenze.

Un pulsante «Prenota» non sistema fotografie poco chiare, descrizioni tutte uguali o informazioni sparse. Il sito deve aiutare l'ospite a scegliere e accompagnarlo alla prenotazione senza cambiare all'improvviso grafica, lingua o modo di usare la pagina. Nell'articolo su quando serve un sito e quando possono bastare i social trovi un approfondimento su come organizzare queste informazioni.

Il progetto Sito Web Azienda Agricola non comprendeva un motore di prenotazione, ma mostra il lavoro che viene prima: mettere in ordine prodotti, territorio e contatti. Per un agriturismo bisogna fare lo stesso con camere, servizi e informazioni sul soggiorno, prima ancora di chiedere all'ospite le date.

Se oggi fai fatica a presentare camere e soggiorni, partirei dal sito web. Se invece il personale perde tempo dopo ogni prenotazione, bisogna sistemare gli strumenti interni.

Come puoi capire se il sistema sta funzionando? L'ospite riesce a prenotare senza confusione e il personale trova disponibilità, pagamenti e messaggi in un posto solo.