Excel o gestionale? Se in azienda siete più di uno, Excel vi sta già costando

Se lavori da solo, Excel ti basta. Se in azienda siete almeno in due, tenere tutto su Excel è una scelta che paghi ogni giorno, anche se non la vedi in nessuna fattura. La paghi in versioni diverse dello stesso file, in dati persi, in telefonate per sapere a che punto è un lavoro.

Per capire se sei già a quel punto uso un test molto semplice. Prova a rispondere a queste domande: dov'è la tua squadra oggi? Quali appuntamenti hai? Quale tecnico è andato dalla signora Maria e cosa ha fatto? Se per una qualsiasi di queste risposte ti serve più di un minuto, il foglio non sta più facendo il suo lavoro.

Cosa succede quando il foglio cresce

Nei file che ho visto dai clienti ho trovato di tutto: lo stesso file in più versioni, colonne sparse, centinaia di colonne e migliaia di righe, dati duplicati e dati persi. E nessuno sapeva mai quale fosse la versione giusta. Un macello.

Excel regge migliaia di righe senza problemi. Si inceppa quando ci lavorano più persone, perché ognuna porta un'altra copia, un'altra abitudine e un altro modo di scrivere lo stesso dato.

Venti negozi, sessanta file ogni mese

Immaginati venti negozi, ognuno con almeno tre file Excel da tenere aggiornati. A fine mese una persona doveva aprirli tutti, sessanta file, e da lì costruire il report: errori di battitura, righe copiate due volte, numeri che non tornavano.

Per quell'azienda ho sviluppato un gestionale personalizzato che ha messo in un posto solo contratti, negozi, obiettivi e dati operativi. Ogni dato si inserisce una volta, e per il report di fine mese non serve più aprire sessanta file.

Nessuno è tornato al vecchio Excel di nascosto, e il motivo è pratico: ho importato i loro file nel gestionale, così nessuno ha dovuto ricopiare niente e gli Excel sono stati eliminati.

Quando i dati girano su WhatsApp

Nelle ditte con tecnici fuori sede il foglio Excel spesso non è nemmeno il problema principale. Il tecnico fa le foto in cantiere e le manda su WhatsApp, in ufficio qualcuno le scarica e le carica su Drive, e tutto quello che non è stato scritto resta nella memoria di chi era lì.

È da qui che è nato IdroCore, il gestionale che ho costruito per le ditte idrauliche. La chiamata del cliente diventa un ticket, il tecnico segna ore, materiali e foto nella stessa scheda, e l'ufficio non deve più rincorrere nessuno per sapere cosa è stato fatto.

Prima del su misura, prova un CRM pronto

Un gestionale su misura non è sempre il primo passo. Se ti serve soprattutto seguire clienti, contatti e trattative, prova prima un CRM già pronto. Ne consiglio uno solo: Twenty. Attio è valido, ma è già più complicato da impostare.

Gli altri CRM famosi fanno tutto, e proprio per questo diventano un casino da usare. Non li consiglio perché io per primo non li userei.

Il su misura ha senso quando il tuo lavoro segue regole che un prodotto pronto non gestisce: negozi con obiettivi diversi, contratti e sottocontratti, tecnici che lavorano da telefono con dati che l'ufficio deve ritrovare in ordine.

Quanto costa passare a un gestionale

Un gestionale su misura fatto da me parte da 4.000 € (IVA non applicabile). Il prezzo sale quando deve parlare con programmi che usi già, come Fatture in Cloud o TeamSystem, o quando vuoi automatizzare dei passaggi che oggi fa una persona.

Sembra tanto finché non fai il conto di quante ore passa qualcuno ogni mese ad aprire file, copiare numeri e correggere errori. Prima di chiedermi un preventivo, rifai il test del minuto su una settimana normale e segnati le volte in cui la risposta non arriva. Con quell'elenco in mano, nella pagina sui software, CRM e gestionali su misura trovi come lavoro: prima ricostruisco il processo e preparo le schermate principali, poi scrivo il codice.