Migrare i dati su un nuovo gestionale senza fermare l'azienda

Nei preventivi per un nuovo gestionale, la migrazione compare spesso in una sola riga: «importazione dati iniziale». Prima di spostare qualsiasi dato, però, bisogna decidere cosa portare, quale versione è corretta e chi può risolvere i casi dubbi.

Copiare le righe da un sistema all'altro è relativamente semplice, mentre capire se sono complete, aggiornate e ancora utili richiede molto più lavoro.

Decidi cosa portare nel nuovo gestionale

La prima idea può essere quella di portare tutto, per non rischiare di perdere informazioni.

Dentro quel «tutto» ci sono spesso clienti inattivi da anni, articoli fuori produzione, contatti doppi, note inserite nei campi sbagliati e stati di lavorazione che il nuovo sistema non userà. Importarli richiede tempo per pulirli e controllarli, e continueranno a comparire nelle ricerche anche dopo il passaggio.

Prima di scegliere il software, separa i dati in tre gruppi:

• quelli che servono per lavorare, come clienti attivi, ordini aperti, listini in uso e scadenze;
• lo storico da consultare ogni tanto;
• le informazioni doppie, superate o inutili che non vale la pena trasferire.

Il primo gruppo deve entrare nel nuovo gestionale con tutti i collegamenti necessari. Lo storico può restare per un periodo nel vecchio sistema, consultabile ma non modificabile, oppure essere salvato in un archivio separato. Il fornitore può spiegarti vantaggi e limiti delle due opzioni, ma la scelta dei dati da conservare spetta all'azienda.

Apri i file prima di accettare il preventivo

Dire «abbiamo l'anagrafica clienti» non spiega in che condizioni si trovano i dati. Per scoprirlo bisogna aprire i file e guardarli davvero.

Lo stesso cliente compare tre volte con tre ragioni sociali leggermente diverse. Le date sono scritte in due formati. Un campo «note» contiene informazioni che qualcuno usa come se fossero un campo strutturato. Una parte del lavoro vive in un foglio parallelo che non è mai entrato nel gestionale, come succede quando Excel ha smesso di bastare ma nessuno l'ha sostituito del tutto.

Sono problemi normali, ma vanno trovati prima di iniziare il progetto. Se emergono durante la migrazione, la pulizia dei dati diventa un imprevisto e può rimandare l'avvio del nuovo gestionale.

Prima di firmare, chiedi quindi di controllare un'esportazione reale dei dati e non soltanto un campione preparato per la demo. Si può verificare quanti duplicati ci sono, quali campi necessari risultano vuoti e quali collegamenti non si riescono a ricostruire. Questo controllo rende più attendibile anche il preventivo del software su misura, perché riduce il lavoro ancora da scoprire.

Scegli chi risolve i dati in conflitto

Quando lo stesso cliente compare in più file, qualcuno deve stabilire quale contiene le informazioni più aggiornate. Lo stesso vale se amministrazione e commerciale hanno due listini diversi.

Il sistema può segnalare il conflitto, ma non dovrebbe scegliere da solo quale dato è corretto. Indica una persona per ogni area, in modo che possa controllare le due versioni e prendere una decisione. Senza un responsabile, ogni dubbio resta fermo in una email e rallenta tutta la migrazione.

Cosa chiedere prima di firmare

Per confrontare due preventivi, chiedi:

1. Chi prepara e pulisce i dati? Se tocca all'azienda, è tempo di persone che va messo in conto anche se non compare in fattura.
2. Quante prove di migrazione sono comprese? La prima prova serve spesso a trovare i problemi; bisogna sapere se sono previsti anche il secondo tentativo e le correzioni.
3. Come controlleremo il risultato? Si può concordare quanti clienti, ordini o altri dati devono essere importati e scegliere alcuni casi reali da verificare a mano.
4. Cosa succede se qualcosa non torna? Deve essere possibile tornare indietro e continuare a lavorare con il vecchio sistema.
5. Per quanto tempo resta accessibile il vecchio sistema? E in quale forma, se la licenza scade.
6. A chi appartengono i dati esportati? Va chiarito che puoi portarli via anche dal nuovo gestionale, il giorno in cui servisse.

Tenere vecchio e nuovo sistema in parallelo può essere utile per un periodo breve già stabilito. Se continua troppo a lungo, le persone devono inserire gli stessi dati due volte e uno dei due archivi finisce quasi sempre per rimanere indietro.

Apri i dati che usi oggi

Prima di guardare i software, aprirei i dati che usi oggi. Controllerei cosa serve per lavorare, quali informazioni sono duplicate o incoerenti e chi può decidere quando due versioni non coincidono.

Con queste informazioni puoi chiedere a ogni fornitore come gestirà i tuoi dati reali, invece di confrontare soltanto gli elenchi delle funzioni.

Se stai ancora valutando un prodotto standard o uno sviluppo dedicato, trovi un confronto nell'articolo su CRM standard e su misura. Se il passaggio è già deciso, nella pagina sui software, CRM e gestionali su misura trovi il metodo che uso per ricostruire processo e dati prima di scrivere il codice.