Automatizzare i preventivi con l'AI: come lo faccio io con Proposa

I miei preventivi li preparo con Proposa, un software che ho costruito proprio per questo. L'AI ci sta dentro in un punto preciso: scrivo una frase con i dettagli del lavoro e, partendo dai miei vecchi preventivi, prepara una bozza. Io la controllo, la modifico o la rifaccio da capo. Prezzi e condizioni li decido sempre io.

Se vuoi automatizzare i preventivi con l'AI, il punto è questo: il modello ti fa risparmiare tempo sulla scrittura, non sulle decisioni.

Perché ho costruito Proposa

Preparare un preventivo mi portava via più tempo del necessario. Non perché fosse difficile stimare il lavoro, ma perché volevo che fosse fatto bene: ordinato, leggibile, senza l'aria del documento buttato giù in fretta.

Poi succedeva la cosa più banale. Lo mandavo, il cliente lo perdeva e me lo richiedeva, e io dovevo ricordarmi dove l'avevo salvato e quale versione era quella giusta. Una sciocchezza, ripetuta abbastanza volte da diventare fastidiosa. Proposa è nata da lì.

Cosa fa l'AI, e cosa decidi tu

Un preventivo ha tre parti diverse, e solo una è lavoro per un modello.

Le regole fisse le fa il software: i dati del cliente, i calcoli, la numerazione, la formattazione degli importi, anche in valute diverse. Qui l'AI non serve, e anzi è meglio che non ci sia: una somma non deve mai sbagliare.

La scrittura la prepara l'AI: legge la richiesta, guarda come hai descritto lavori simili in passato e propone voci e descrizioni con le parole che usi già.

Le decisioni restano a te: prezzi, sconti, tempi, condizioni e se accettare il lavoro. Io non prezzo a ore, ma in base a quanto vale quello che consegno e all'impegno che ci metto. Un modello questo non lo può sapere.

Il preventivo non finisce quando lo mandi

Buona parte del fastidio, per me, arrivava dopo l'invio. Per questo in Proposa al cliente arriva un link invece di un allegato da perdere in qualche chat. Aprendolo trova il riepilogo del lavoro, i costi, il PDF se vuole scaricarlo, e può accettare o rifiutare scrivendo il motivo.

Io ricevo una notifica quando il preventivo viene aperto, accettato o rifiutato, e in una dashboard vedo quanto vale quello che è ancora in attesa. Nessuno deve più ricostruire la storia di un preventivo tra email e cartelle.

Prima di automatizzare, quindi, guarda dove si blocca davvero il tuo lavoro. Se manca sempre un'informazione, ti serve un modulo che la chieda subito. Se il prezzo deve arrivare dalla produzione, scrivere più in fretta non cambia l'attesa. Se i preventivi si perdono dopo l'invio, ti serve vederne lo stato. L'AI aiuta solo quando il tempo se ne va nella preparazione del documento.

Lo stesso schema dentro un gestionale

In IdroCore, il gestionale per ditte idrauliche, il preventivo nasce dal sopralluogo. I prezzi arrivano dal listino della ditta, l'AI prepara la prima bozza guardando i preventivi fatti in passato e chi sta in ufficio la riguarda prima di inviarla. Quando il cliente accetta, il preventivo diventa un lavoro e finisce in agenda. I prezzi d'acquisto e i margini li vede solo l'ufficio.

È la differenza tra un prodotto come Proposa, che fa solo preventivi, e un gestionale che li tiene collegati a tutto il resto. Quale ti serve dipende da cosa succede al preventivo dopo il sì del cliente.

Parti dai preventivi che hai già

L'AI lavora bene se ha esempi buoni. Se i tuoi vecchi preventivi sono sparsi tra cartelle, allegati e versioni diverse, il primo lavoro è raccoglierli e tenere quelli ancora validi. Un archivio confuso produce bozze confuse.

Poi prova su un solo tipo di richiesta, la più frequente, per qualche settimana. Guarda due cose: quanto tempo passa dalla richiesta all'invio e quanta parte della bozza riscrivi. Se riscrivi quasi tutto, controlla prima i materiali di partenza.

Se vuoi un'automazione simile collegata ai tuoi strumenti, nella pagina sulle automazioni e integrazioni AI trovi come lavoro. Per capire dove l'AI ha senso nel resto dell'azienda, leggi dove la uso io, e dove no.