Automatizzare i preventivi con l'AI: cosa può scrivere il modello e cosa no

Quando si parla di automatizzare i preventivi con l'intelligenza artificiale, spesso si pensa a un'AI che scrive il documento al posto nostro. Ma è davvero la scrittura a far perdere tempo?

Nella maggior parte dei casi il tempo si perde nel capire cosa vuole il cliente, recuperare un preventivo simile, decidere il prezzo e controllare che non manchi nulla. Anche dopo l'invio bisogna ritrovare il file, rispondere alle domande e ricordarsi di seguire la trattativa.

L'automazione può aiutare in molti di questi passaggi. Il prezzo, gli sconti, i tempi di consegna e la scelta di accettare il lavoro devono però restare sotto il controllo di una persona, perché dipendono dalla situazione dell'azienda e diventano impegni verso il cliente.

Quali parti del preventivo puoi automatizzare

Per capire dove usare l'AI, dividerei il lavoro in tre gruppi.

Puoi automatizzare i passaggi che seguono una regola chiara: inserire i dati del cliente, applicare la formattazione, fare i calcoli, assegnare un numero al documento, inviarlo e archiviarlo.

Puoi farti aiutare dall'AI per leggere una richiesta scritta dal cliente, proporre le voci più simili a quelle usate in passato e segnalare quali informazioni mancano. La proposta va comunque controllata.

Devi decidere tu prezzi, sconti, tempi, condizioni, cosa è compreso e se accettare il lavoro. Un modello non conosce il carico dell'azienda, il rapporto con quel cliente o il margine che puoi permetterti.

Lo stesso criterio vale per qualsiasi automazione di un processo aziendale con l'AI: il modello può interpretare un testo, mentre il software gestisce le regole che devono funzionare sempre nello stesso modo.

Parti dai preventivi che usi già

Se chiedi a un modello di partire da zero, è facile ottenere un testo generico. Potrebbe usare parole che in azienda non usi, descrivere male una lavorazione o dimenticare condizioni che inserisci in ogni preventivo.

È più utile partire dai documenti che hai già. In Proposa, ad esempio, l'AI usa i preventivi precedenti per preparare una bozza a partire da una breve descrizione. La bozza può essere controllata, modificata oppure rifatta da capo prima dell'invio.

Per funzionare bene, però, serve un archivio abbastanza ordinato. Se i vecchi preventivi sono sparsi tra cartelle, allegati e versioni diverse, il primo passo è raccoglierli e capire quali sono ancora validi. Collegare l'AI a documenti confusi rende più difficile controllare le sue proposte.

Controlla dove si blocca il lavoro

Prima di scegliere uno strumento, prendi una decina di richieste recenti e guarda dove hai perso tempo.

Forse mancava un'informazione e hai dovuto richiamare il cliente. Forse il commerciale aspettava un prezzo dalla produzione. Oppure la richiesta è rimasta ferma per due giorni perché nessuno l'aveva vista, o il preventivo è stato inviato ma nessuno lo ha più seguito.

Sono problemi diversi. Se manca un dato, può servire un modulo che lo chieda subito. Se il prezzo deve arrivare da una persona, scrivere più in fretta non cambia l'attesa. Se il preventivo si perde dopo l'invio, serve un sistema che ne mostri lo stato. L'AI che genera testo aiuta soltanto quando il ritardo è davvero nella preparazione del documento.

Il controllo deve essere più semplice della scrittura manuale

Se per controllare una bozza generata devi rileggere la richiesta originale, verificare ogni voce e rifare tutti i calcoli, non stai risparmiando tempo. Hai aggiunto un passaggio allo stesso lavoro.

Il controllo diventa più semplice quando il sistema mostra da dove arriva ogni voce, segnala le parti che il modello non ha capito e impedisce l'invio finché una persona non conferma prezzi e condizioni.

Deve rimanere disponibile anche il metodo manuale. Se il modello non risponde o arriva una richiesta insolita, devi poter preparare il preventivo senza restare bloccato dall'automazione.

Prova su un solo tipo di richiesta

Scegli le richieste più frequenti e simili tra loro, poi usa l'automazione soltanto su quelle per qualche settimana. Puoi controllare due dati semplici: quanto tempo passa dalla richiesta all'invio e quanta parte della bozza viene riscritta.

Se i tempi scendono e le correzioni sono poche, puoi provare ad aggiungere altri tipi di richiesta. Se continui a riscrivere quasi tutto, controlla i materiali di partenza: potrebbero esserci preventivi vecchi poco ordinati, richieste troppo diverse o decisioni che nessuno ha ancora messo per iscritto.

Nella pagina sulle automazioni e integrazioni AI trovi il metodo che uso per questi progetti. Se invece i preventivi vengono preparati bene ma si perdono dopo l'invio, prima di aggiungere l'AI conviene controllare come è organizzato il CRM.