Automazione dei processi aziendali con l'AI: dove la uso io, e dove no

Uso l'AI tutti i giorni, ci scrivo il codice e ci ho costruito dentro i miei prodotti. Per me è il futuro del nostro lavoro, a una condizione: che sia ben controllata. In tutte le automazioni che ho fatto vale la stessa regola. Il modello prepara, una persona decide.

Se stai pensando di automatizzare un processo della tua azienda con l'AI, questa regola ti dice già da dove partire: dal passaggio in cui qualcuno legge o scrive la stessa cosa tutti i giorni, e da quello in cui il risultato si può controllare in pochi secondi.

Tre automazioni che ho costruito

Leggere un menù. In Aportata il ristoratore carica il menù che usa già, anche come PDF o fotografia. L'AI lo legge e in un paio di minuti prepara una bozza ordinata. Se un prezzo è poco leggibile non fa finta di aver capito: lo segnala e mostra la parte del file da controllare. Il menù non viene mai pubblicato da solo, e prezzi, allergeni e pubblicazione restano decisioni del locale.

Scrivere la bozza di un preventivo. In Proposa scrivo una frase con i dettagli del lavoro e l'AI, partendo dai miei vecchi preventivi, prepara una bozza. Io la controllo, la modifico o la rifaccio da capo.

Lo stesso dentro un gestionale. In IdroCore la prima bozza del preventivo la prepara l'AI guardando quello che la ditta ha già preventivato in passato. I prezzi però arrivano dal listino della ditta, e prima dell'invio la bozza la riguarda e la corregge chi lavora in ufficio.

In nessuno dei tre casi l'AI manda qualcosa a un cliente da sola.

Cosa lascio fare al modello, e cosa no

L'AI serve quando bisogna capire un contenuto che ogni volta è diverso: un'email, un PDF, una foto, una richiesta scritta come capita. Può smistare le email in arrivo, riassumere un documento lungo, tirare fuori i dati da un file o preparare una bozza di risposta.

Tutto quello che segue una regola fissa, invece, lo fa meglio il normale software. Controllare se una fattura è scaduta è un confronto tra due date. Calcolare un totale, decidere chi può vedere un contratto, numerare un documento: sono regole, e le regole non devono sbagliare mai. Metterci in mezzo un modello vuol dire aggiungere un rischio senza guadagnare niente.

Poi c'è il controllo. Deve essere più veloce del lavoro che sostituisce. Se per verificare una bozza devi rileggere tutto e rifare i conti, l'automazione non ti sta aiutando. Per questo in Aportata il sistema mostra la fonte di ogni dato incerto: chi controlla guarda solo i punti dubbi, non tutto il menù.

Prima di costruire, conta quanto ti costa oggi

Aportata mi ha insegnato a non correre: prima di costruire qualcosa bisogna capire bene a chi serve e quanto vale il problema che risolve. Con un'automazione è lo stesso.

Prendi una settimana normale e segnati ogni volta che qualcuno fa a mano quel lavoro, e quanto ci mette. Nel conto metti anche il tempo di controllo che resterà dopo. Se risparmi due minuti per preparare una bozza e ne perdi tre per capire se è giusta, non conviene. Se invece quel lavoro occupa una persona per ore ogni settimana, vale la pena parlarne.

Quando il processo vive in un foglio Excel e nessuno sa bene come funziona, sistema prima quello. Leggi quando conviene passare da Excel a un gestionale. Un processo che non è chiaro a voi non lo sarà neanche al modello.

I dati che passi al modello

Al modello manda soltanto quello che serve per quel compito, non tutto l'archivio. Nomi, email e conversazioni con i clienti sono dati personali, e per trattarli valgono i principi degli articoli 5 e 6 del GDPR. Su account, addestramento e conservazione dei dati ho scritto una guida a parte: ChatGPT con i dati aziendali, cosa puoi inserire.

Per un'automazione che parla direttamente con i clienti, come un chatbot, controlla anche gli obblighi di trasparenza dell'AI Act: in alcuni casi chi scrive deve sapere che sta parlando con un'AI. Le linee guida della Commissione europea sull'articolo 50 spiegano quando.

Da dove partire

Scegli un solo lavoro: ripetitivo, frequente, con un risultato che una persona controlla in poco tempo. Provalo su casi veri, quelli normali e quelli strani, e guarda quante volte va corretto. Se funziona, si allarga. Se no, si ferma lì e hai speso poco.

Nella pagina sulle automazioni e integrazioni AI trovi come lavoro: parto dai tuoi materiali e la collego agli strumenti che usi già. E se l'AI non ti porta un vantaggio concreto, non te la propongo.