Chi richiamo, quando e per cosa: ho aggiunto i lead a Proposa

Prima di un preventivo c'è quasi sempre una persona da sentire. Qualcuno che voglio contattare io, qualcuno che mi ha scritto, un negozio dove devo ripassare perché il titolare non c'era. Per ognuno mi serve sapere tre cose: quando farmi risentire, perché, e cosa devo fare la prossima volta.

Proposa fino a qui partiva dal preventivo. Tutto quello che succedeva prima restava fuori, e quella parte mi serviva tenerla nello stesso posto. Così ho aggiunto una sezione che si chiama Leads.

Le schermate che vedi sono dell'app vera, ma nomi, aziende, note e importi sono inventati.

La lista parte da chi devo sentire

Quando apro Leads non voglio vedere tutti i contatti in ordine alfabetico. Voglio sapere chi devo sentire oggi. Per questo la lista è divisa in viste.

"Da ricontattare" mostra i ricontatti di oggi e quelli che sono già scaduti. "In programma" raccoglie quelli dei prossimi giorni. "Da inviare" sono le persone a cui devo preparare una proposta. Poi c'è "Da pianificare", che è la vista a cui tengo di più. Ci finisce chi non ha ancora un prossimo passo, cioè il contatto con cui ho parlato, di cui so tutto, ma per cui non ho deciso quando farmi risentire. Senza una data, è il primo che si perde.

Nella tabella vedo anche l'ultimo contatto e la priorità. Posso ordinare per data di ricontatto o mettere in cima i lead urgenti, cercare un nome o filtrare per fase della trattativa.

Per aggiungere qualcuno basta un nome, anche solo quello dell'attività. Telefono, email e il resto li aggiungo quando li ho. Se mi segno un posto mentre ci passo davanti, non voglio un modulo da dieci campi.

Ogni contatto ha una data e una cosa da fare

In cima alla scheda del lead c'è il prossimo passo. Scelgo un giorno e scrivo cosa devo fare: richiamare per confermare la proposta, chiedere i testi per il sito, ripassare a vedere il locale.

Ci sono le scorciatoie per le date più comuni, da domani fino a tre mesi. Se ci siamo dati un giorno preciso, scelgo quello dal calendario.

Il prossimo passo di un contatto fittizio: una data e una nota su cosa fare.

La nota è la parte che conta. Fra tre settimane la data da sola mi dice che devo chiamare, ma non perché. Con due righe scritte adesso riapro la scheda e so già da dove ripartire.

Faccio un esempio inventato. Passo da un negozio per parlare del sito, il titolare mi dice di tornare giovedì prossimo perché ci sarà anche la socia. Registro la visita con due righe su cosa ci siamo detti, metto giovedì come prossimo passo e scrivo "tornare, c'è anche la socia". Giovedì il negozio compare in "Da ricontattare".

Con chi mi scrive per primo funziona allo stesso modo. Aggiungo la persona, registro il messaggio o la chiamata, decido quando risentirla. Proposa non legge la mia casella email e non manda messaggi al posto mio. Il contatto lo segno io, e la chiamata la faccio io.

Quello che è successo e quello che devo ancora fare

Nella scheda registro chiamate, visite, messaggi, email, incontri e note. Ogni attività ha una data e un testo. Se mi ricordo solo oggi di una telefonata di martedì, la segno con la data di martedì.

Qui c'era una cosa che volevo fosse chiara. Registrare un'attività e chiudere un ricontatto sono due azioni diverse. Se ho una visita fissata per venerdì e nel frattempo il cliente mi chiama per una domanda veloce, quella chiamata non deve cancellare la visita.

Per questo ci sono due pulsanti. "Registra attività" aggiunge quello che è successo e lascia il ricontatto dov'è, a meno che non scelga io di completarlo. "Registra esito" parte dal ricontatto previsto e lo propone già come completato.

Il modulo su mobile. Tipo, data, note e la scelta se l'attività chiude anche il ricontatto previsto.

Dopo l'esito fisso il passo successivo. Se ci risentiamo fra un mese, metto la data e il motivo. Se la persona non è interessata, sposto la trattativa su Perso.

Il preventivo entra nella stessa storia

Quando c'è da fare una proposta, la creo dalla scheda del contatto oppure collego un preventivo che esiste già.

Da lì in poi chiamate, visite e passaggi del preventivo stanno nella stessa cronologia. Rileggo cosa ci eravamo detti al telefono, vedo quando ho mandato la proposta e quando è stata accettata, senza saltare fra schermate diverse.

Studio Forma è un contatto inventato. Preventivo e attività compaiono nella stessa scheda, qui con l'interfaccia in inglese.

Il cliente continua a ricevere il suo link privato al preventivo, con messaggi e file condivisi. La scheda Leads è la mia parte, quella dove mi segno con chi ho parlato e cosa devo fare dopo. Anche dopo il sì serve ancora, magari per fissare quando iniziare il lavoro.

Se vuoi provarla, Proposa è su getproposa.app. Preventivi, modelli PDF e spazio cliente li racconto nella pagina del progetto.